事務職が障害者雇用の配置先として選ばれやすい理由

事務職は、データ入力や書類整理、資料のファイリングといった定型的な業務が多く、作業手順を分解してマニュアル化しやすい特徴がある。そのため、他部署から一部業務を切り出して障害者雇用の担当業務とする企業は少なくない。ただし、事務職であれば誰にでも適性があるわけではなく、求められる集中力や対人対応の程度は障害の種類や本人の特性によって個人差が大きい点には注意が必要だ。

こうした職務切り出しの動きの背景には、法定雇用率の引き上げがある。障害者雇用促進法に基づく民間企業の法定雇用率は2.7%に改定されており、改定前は2.5%だった。あわせて、法定雇用率の対象となる事業主の範囲も常用労働者37.5人以上に広がっており、改定前の40.0人以上から対象企業が増えている。

一方で、厚生労働省の集計によれば民間企業の実雇用率は2.41%、法定雇用率を達成している企業の割合は46.0%にとどまる。制度上の対象企業が増えたことで、これまで障害者雇用の経験が少なかった企業でも、事務職を中心に受け入れ体制の整備を迫られる場面が増えている。

書類作成・データ入力など定型事務の職務例

定型事務として切り出されることが多いのは、伝票や顧客情報のデータ入力、経費精算書類の形式チェック、紙資料のスキャンによる電子化、社内郵便物の仕分けや発送準備などである。いずれも作業手順が決まっており、進捗を数量で確認しやすいという共通点がある。

こうした業務は、作業手順を工程ごとに分けてチェックリスト化すると、指示の理解や進捗管理がしやすくなる場合がある。口頭指示だけでなく、文字や図で手順を示すことで、聞き取りや記憶に負担がかかりやすい特性を持つ人でも取り組みやすくなることがある。

ただし、同じ定型業務でも、単調な繰り返し作業が得意な人もいれば、集中力の波によって長時間の同一作業が難しい人もいる。職務内容を先に固定してから人を当てはめるのではなく、本人の特性を確認しながら業務量やペースを調整する姿勢が求められる。

電話対応・来客対応を伴う事務の切り出し方

事務職には電話応対や来客対応が含まれることも多いが、聴覚情報の処理や初対面の相手との会話に負担を感じる人にとっては、大きなハードルになり得る。すべての事務職に電話対応を必須とするのではなく、まずは電話を伴わないバックオフィス業務から担当してもらう企業もある。

業務に慣れてきた段階で、社内向けの取り次ぎや、あらかじめ想定問答を用意した定型的な電話対応から少しずつ範囲を広げていく進め方も見られる。業務範囲の拡大は本人の希望と本人が感じている負担感を確認しながら進めることが前提であり、企業側の都合だけで一気に広げるべきではない。

なお、電話対応が難しいこと自体は障害の種類を問わず起こり得るため、精神障害や発達障害だからといって一律に電話対応を外す、あるいは身体障害だからといって一律に対応できると判断するのも適切ではない。本人との面談で得意・不得意を確認するプロセスを省略しないことが重要である。

業務を続けやすくするための合理的配慮の例

事務職における合理的配慮としては、座席の位置を出入口や人の往来から離れた場所にする、照明や音の刺激を抑える、休憩スペースを利用しやすくするといった環境面の工夫が挙げられる。オフィスレイアウトを一部変更するだけで対応できる場合も少なくない。

指示系統についても、口頭指示に加えてチャットツールやメモで業務内容を文書化しておくと、指示内容の聞き逃しや記憶違いによるミスを減らせることがある。日々の業務指示を「言った・言わない」に頼らない仕組みにしておくことは、障害の有無にかかわらず職場全体のミス防止にもつながる。

通院や体調管理のための時差出勤、短時間勤務、休憩の分割取得なども代表的な配慮の一つである。どの配慮が有効かは症状や体調の波によって異なるため、導入後も定期的に本人と話し合い、必要に応じて見直す運用が望ましい。

採用・雇用継続を支える公的な支援制度

事務職での障害者雇用を検討する際は、ハローワークや地域障害者職業センター、独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構(JEED)の窓口を活用できる。職務内容の切り出しや合理的配慮の考え方について、採用前の段階から相談することが可能である。

法定雇用率を達成できない場合の負担として、常用労働者100人超の事業主には障害者雇用納付金制度があり、不足人数に応じて月額5万円(年60万円換算)の納付金が徴収される。一方、法定雇用率を上回って雇用している事業主には調整金や報奨金が支給される仕組みもある。

このほか、障害者を新たに雇い入れる際の助成金制度も用意されているが、対象要件や支給額は雇用形態や地域、時期によって変わるため、申請前にJEEDまたは管轄のハローワークで最新の要件を確認することが欠かせない。

事務職での障害者雇用を進める人事担当者へのポイント

事務職での障害者雇用を成功させるための出発点は、既存の業務を細かく洗い出し、どの工程なら切り出せるかを具体的に整理することである。漠然と「事務ができる人」を募集するのではなく、業務の一覧を示したうえで本人と適性をすり合わせる方が、ミスマッチを防ぎやすい。

採用後も、入社直後だけでなく一定期間ごとに面談の機会を設け、業務量や配慮事項が実情に合っているかを確認する運用が定着支援につながる。必要に応じて、就労移行支援事業所やジョブコーチなど外部の支援機関と連携する方法もある。

事務職は職務を切り出しやすい一方で、向いている業務や必要な配慮は一人ひとり異なるため、他社の事例をそのまま当てはめるのではなく、自社の業務内容と本人の特性を照らし合わせて設計する視点が欠かせない。

よくある質問

事務職の障害者雇用は、どの障害種別に向いていますか？

定型業務が多い事務職は職務を切り出しやすい傾向がありますが、向き不向きは障害の種類だけでなく本人の特性によって個人差が大きく、一律に「この障害なら事務職が向く」と言い切ることはできません。面談を通じて具体的な業務との相性を確認することが重要です。

電話対応が苦手な場合、事務職としての採用は難しいですか？

電話対応が難しいことを理由に事務職全体を諦める必要はありません。データ入力や書類整理など電話対応を伴わない業務から担当してもらい、必要に応じて段階的に業務範囲を広げる企業もあります。

障害者雇用に活用できる助成金にはどのようなものがありますか？

新規雇い入れ時の助成金など複数の制度がありますが、対象要件や支給額は雇用形態や時期によって変わります。具体的な金額や条件は、独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構(JEED)やハローワークの窓口で最新情報を確認してください。

法定雇用率を達成できない場合、どのようなペナルティがありますか？

常用労働者100人超の事業主が法定雇用率(2.7%)を下回ると、不足人数に応じて月額5万円(年60万円換算)の障害者雇用納付金が徴収される仕組みがあります。一方、達成している事業主には調整金などが支給されます。