リコールはがきの宛名と文面を毎月手作業で整え、LINEでも別に連絡している歯科医院は少なくありません。診療の合間に患者さんへの連絡文を考える時間が、気づけば受付スタッフの一番の負担になっているという声も耳にします。この記事では、歯科のリコール業務にAIとLINEを組み合わせる「歯科 リコール AI LINE」の運用を、実際に組める仕組みとして解説します。弊社が支援している業務設計の考え方をもとに、どこまでをAIに任せ、どこから人が確認するのかを具体的に整理しました。
歯科医院のリコール連絡をAIで半自動化するとは
半自動化とは、候補の抽出と文面の下書きまでを機械が行い、送信の可否は必ず院長とスタッフが決める運用のことです。AIに患者さんへの連絡を丸ごと任せる仕組みではありません。
リコールの業務は、細かく分けると「対象患者の洗い出し」「文面づくり」「送付手段の振り分け」「送信」「返信対応」に分かれます。このうち前半の洗い出しと文面づくりは、毎月ほぼ同じ作業の繰り返しです。ここをGoogleスプレッドシートとGAS（Google Apps Script）、Claudeで置き換えるのが今回の仕組みです。
使う技術は三つです。来院履歴の集計と条件判定にGAS、患者別の文面の下書きにClaude、LINE公式アカウントからの配信にLINE Messaging APIを使います。電子カルテやレセコンから出力したCSVをスプレッドシートに取り込むところから始めるため、院内システムを入れ替える必要はありません。
自動化するのは「下書きまで」で、患者さんに届く文面は必ず人の目を通す設計にします。医療の連絡は一通の言い回しが信頼に直結するためです。この線引きを最初に決めておくと、スタッフの不安も小さくなり、運用が定着しやすくなります。
来院履歴から配信候補を抽出し文面を下書きする方法
配信候補は、前回来院日とリコール間隔の二つの列があれば、GASの日付計算だけで抽出できます。
スプレッドシートには、患者番号、前回来院日、リコール間隔（たとえば3か月・6か月）、前回の処置区分（定期検診、クリーニングなど）、連絡手段（LINE連携済みか、はがきか）を並べます。GASは毎朝決まった時刻に動き、前回来院日に間隔を足した日が今月に入る患者さんを候補として色づけします。既に予約が入っている患者さんは、予約日の列で除外します。
文面の下書きには、GASからClaudeのAPIを呼び出します。渡す情報は、年代、前回の処置区分、経過した月数、医院のトーンの指示といった最小限にとどめます。氏名や病名、詳細な診療内容は渡さず、氏名は下書きの後でGASが差し込む形にすると、個人情報の取り扱いを抑えられます。API利用時のデータの扱いは、利用規約と医院の個人情報の方針を照らして確認してください。
たとえば「前回のクリーニングから半年が経ちました。歯ぐきの状態を一緒に確認しませんか」という程度の、押しつけがましくない文面を、LINE用の短い版とはがき用の少し丁寧な版で二種類出させます。一度に全員分を作るのではなく、候補の人数分だけ生成するため、月初に数十件の下書きが数分で揃う、というのが目安の感覚です。実際の所要時間は人数や環境で変わります。
下書きはスプレッドシートの別の列に入り、承認欄は最初は空のままです。LINEで連携済みの患者さんにはMessaging APIで配信し、未連携の患者さんにははがき用の文面を宛名印刷に差し込みます。LINEの連携は、友だち追加時に患者さん本人が同意したうえで、患者番号と紐づけておく必要があります。
送信前の確認と治療内容の表現チェックはどう行うか
確認は、院長が文面のルールを決め、スタッフが一件ずつ承認欄にチェックを入れる二段構えで行います。
まず院長が、使ってよい表現と避ける表現のリストを作ります。たとえば「痛くない」「必ず治る」といった断定、「最新」「最高」のような誇張、他院との比較は外します。医療広告ガイドラインの考え方に沿った表現かどうかは、最終的に医院が責任を持って判断する部分です。このリストはClaudeへの指示文にも入れておくと、下書きの段階で避けられる表現が増えます。
次に、GASで機械的なチェックをかけます。禁止語リストに含まれる語がないか、文字数がLINEの見やすい範囲に収まっているか、差し込んだ氏名が空欄になっていないかを自動で判定し、問題のある行に印をつけます。ここまでは機械が得意な部分です。
機械チェックを通っても、最終的な「この患者さんにこの文面を送ってよいか」は人にしか判断できません。治療の途中で中断している方、前回の来院で不安を口にされていた方、最近お身内を亡くされた方などは、文面の温度感を変える必要があるためです。スタッフが承認欄にチェックを入れた行だけを、GASが配信対象にします。
承認前の行は配信されない設計にしておけば、誤送信の心配も抑えられます。送信後は、配信日時と文面をスプレッドシートに記録しておきます。患者さんから「この連絡は何ですか」と問い合わせがあったときにも、すぐに確認できます。
歯科医院のリコール半自動化の費用と始め方は
費用の内訳は、LINE公式アカウントの利用料、Claude APIの従量課金、GASの構築・調整にかかる費用の三つで、小さく始めれば月々の運用コストは抑えられます。
LINE公式アカウントは、友だち数や配信数に応じた料金プランがあり、プランの内容は変更されることがあるため、導入時に最新の料金表で確認してください。Claude APIは、使った分だけ課金される仕組みです。数十件の短い文面であれば、金額は大きくなりにくいのが一般的ですが、正確な額は利用量とモデルの選び方で変わります。GASはGoogleアカウントがあれば追加の利用料なしで始められます。
始め方は、いきなり全患者さんに広げないことをおすすめします。まず直近のリコール対象の患者さん10〜20名程度を試験運用の対象にして、下書きの質、スタッフの確認にかかる時間、患者さんの反応を見ます。そのうえで、禁止語リストと指示文を調整し、対象を広げていきます。
弊社では、この流れを「AI実装・業務設計」として、業務フローの確認からGASスクリプトの実装、運用ルールの整備までお手伝いしています。どこから手をつければよいか迷う段階であれば、「AIアドバイザリー」で、効果の見込みと実装の順番を整理することも可能です。最初の1か月は、削減できた時間よりも、確認ルールを医院に合わせて固めることを優先してください。その土台ができれば、予約確認やキャンセル連絡など、ほかの定型連絡にも同じ仕組みを広げやすくなります。
よくある質問
歯科医院のリコール連絡はAIだけで自動送信できますか。
技術的には可能ですが、おすすめしません。下書きと候補抽出をAIが行い、スタッフが送信前に確認する半自動の運用が、患者さんとの信頼を守るうえで現実的です。
患者さんの個人情報をClaudeに渡しても問題ありませんか。
氏名や詳細な診療内容は渡さず、年代や処置区分など最小限の情報だけを渡す設計を推奨します。API利用時のデータの扱いは、利用規約と医院の個人情報の方針を確認してください。
LINEを使っていない患者さんにはどう連絡しますか。
スプレッドシートで連絡手段を分けておき、LINE未連携の方にははがき用の文面を宛名印刷に差し込みます。同じ元データから両方の下書きを作れます。
まず何から始めればよいですか。
リコール対象の患者さん10〜20名程度で試験運用を行い、下書きの質と確認にかかる時間を見ながら、禁止語リストや指示文を調整するのがおすすめです。
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まずは診断から。送っていただいたら、実運用の経験をもとに、その作業を「AIに任せられる部分」と「人が確認すべき部分」に分解した診断結果を、1〜3営業日以内にメールでお返しします。
- 診断まで完全無料です（費用が発生する場合は、必ず事前にお見積りを出し、納得いただいてからです）
- 診断の結果、AI実装・アドバイザリー・Web制作・メディア運用のいずれかでお手伝いできそうな場合は、進め方と費用の目安もあわせてご提案します。不要ならそのまま終了で大丈夫です（しつこい連絡はしません）
