労働時間管理の課題と解決方法：企業が取るべき対応策とは？

労働時間管理の重要性

労働時間管理は、従業員の健康を守り、企業の生産性を向上させるための基本的な取り組みです。近年では、法改正や働き方改革の推進に伴い、企業に求められる労働時間管理の精度が一層高まっています。特に、日本では長時間労働や年次有給休暇の未消化が社会問題となり、企業に対する法的・社会的な責任が強調されています。

しかし、多くの企業では労働時間管理に課題を抱えています。以下で、その代表的な問題点とその解決方法について詳しく解説します。

労働時間管理の主な課題

1. 長時間労働を把握できない

多くの企業では、従業員の労働時間が正確に記録されておらず、長時間労働を未然に防ぐ仕組みが不十分です。この結果、過労による健康被害や生産性の低下が発生します。タイムカードを早めに押して、その後も働くサービス残業も多いです。

2. 年次有給取得日数を守れない

法律で義務付けられた年次有給休暇の取得日数（5日以上）を守れていない企業が少なくありません。これは、管理の不徹底や、取得を促す文化が欠如しているためです。

3. 集計ミスや漏れが発生する

手作業による労働時間の集計では、人的ミスが避けられません。特に、大企業では従業員数が多いため、集計作業が煩雑になり、データの正確性を確保することが困難です。

4. 法律や法令に対応し損ねる

労働基準法や関連法令の改正に対応しきれない企業も少なくありません。特に、時間外労働の上限規制や割増賃金率の引き上げなど、法改正が頻繁に行われる中で、最新のルールに適応する必要があります。

最近、労働基準法が改正されたことで時間外労働時間が厳しくなりました。時間外労働時間は原則、45時間、特例として年に6回までは80時間まで働くことができます。また、年間では原則、360時間、特例で720時間まで働くことが可能です。

残業時間のルール改正が従業員に周知徹底されていないケースが少なくありません。これを知らずに、長時間労働してしまう場合もあります。

5. 働き方の多様化により勤怠管理が困難になる

リモートワークやフレックスタイム制など、働き方の多様化が進む中、従来の勤怠管理システムでは対応が難しいケースが増えています。

6. オフィス街で働く従業員の勤怠管理が困難になる

シェアオフィスや外出先で働く従業員の労働時間を正確に把握することは難しく、見えない労働時間が発生するリスクがあります。

労働時間管理の解決方法

1. 労働時間管理システムの導入

最新の勤怠管理システムを活用することで、労働時間の記録を自動化し、正確性と効率性を向上させることができます。クラウドベースのシステムは、リモートワークやモバイルデバイスとの連携にも対応可能です。

比較的、簡単な勤怠管理の方法として、PCログインの方法があります。この方法であれば、ほぼリアルな労働時間を反映することができますし、オフィスでもリモートワークでもどんな働き方でも同じ勤怠管理が可能です。何より、導入が容易というのがあります。

2. AIやビッグデータを活用した予測分析

AIを活用して労働時間の偏りや長時間労働の兆候を分析することで、問題が発生する前に適切な対応が可能になります。

AIを使って過去の労働時間から繁忙期などを予測することで、労働時間の調整を年間を通して行うことができます。月ベース、年間ベースで予測させることで、時間外労働時間の上限を余裕を持ってコントロールすることが可能になります。

3. 年次有給休暇の取得を促す仕組み作り

従業員に有給休暇の重要性を周知し、管理者が取得状況を確認できるダッシュボードを導入することが効果的です。また、有給休暇の取得を奨励する企業文化を形成することも重要です。

有給休暇が付与されていても取りにくい環境であると問題です。したがって、有給を取りやすい環境になるようにマネージャーが進んで有給を取ったりすることで周囲の取得状況も変わっていきます。

有給を取得する時には基本的にマネージャーに申請する場合が多いですが、システムで簡単にできる方法を取り入れるべきです。またその際に、マネージャーは有給の理由を尋ねるべきではありません。

4. 法改正に対応したコンプライアンス体制の強化

定期的な法令チェックや専門家による研修を実施することで、労働基準法違反のリスクを低減することができます。

5. リモートワーク対応の勤怠管理

GPS機能やデジタル打刻などを活用して、リモートワーカーの勤怠を正確に把握します。柔軟な働き方に対応したシステムの導入が必須です。

例えば、従業員の勤怠管理をオフィスのゲートで記録していた場合、リモートワークでは別の対応が必要になります。自分自身で労働時間を申告する場合もあれば、新たにPCログインで記録する方法などもあります。どちらにしても、どんな働き方でも統一した勤怠管理が必要になります。

6. 組織文化の改善

長時間労働を容認しない企業文化の構築が必要です。労働時間の適正化を推進する管理職の育成や、従業員の健康管理への投資も重要です。

労務管理という点で人事の管轄ですが、労働時間管理は組織全体で対応するべき課題です。したがって経営陣の理解が必須です。

労働時間管理を改善するメリット

1. 生産性の向上
   適切な労働時間管理は、従業員の健康を守り、業務効率を向上させます。
2. 法令遵守リスクの低減
   法改正に迅速に対応することで、監査や罰則のリスクを回避できます。
3. 従業員満足度の向上
   働きやすい環境を提供することで、従業員のモチベーションが向上し、離職率が低下します。

まとめ

労働時間管理は、企業の持続的成長に欠かせない重要な要素です。長時間労働や年次有給休暇の未消化などの課題を解決するためには、最新の勤怠管理システムの導入や組織文化の改善が必要です。

当社では、労働時間管理の課題解決をサポートするためのサービスを提供しています。貴社のニーズに合わせた勤怠管理システムの導入支援や、従業員向けの労働時間管理研修などを行っています。労働時間管理の改善をお考えの際は、ぜひお気軽にご相談ください。