適切な労働時間管理には従業員のルールの理解が必須

労働時間の適切な管理は、企業の持続的な成長と従業員の健康を守るために不可欠です。しかし、労働時間の把握と管理が不十分な場合、企業は労基署の監査や法的リスクに直面する可能性が高まります。本記事では、労働時間管理の重要性と、従業員と管理職が労働時間ルールを徹底的に理解し、適切に管理するための手段について解説します。

適切な労働時間管理方法

1. 従業員と管理職の労働時間ルールの徹底理解

労働時間を適切に管理するための第一歩は、労働時間ルールの徹底理解です。企業においては、従業員だけでなく、管理職もそのルールを正確に把握しておく必要があります。なぜなら、管理職が労働時間に関する法律や企業のポリシーを理解していなければ、適切な指導や管理ができず、結果的に違反が発生するリスクが高まるからです。

具体的には、次のような点が重要です：

• 法定労働時間：1日8時間、週40時間を基本とする労働基準法の基準
• 時間外労働：月45時間、年360時間、特別な事情に限り、月80時間(6回)、年720時間
• 休憩時間と休日：法定で定められた休憩時間や休日の取り扱いについても理解することが求められます

2. 従業員が時間外労働を意識して働くことの重要性

従業員は、自身の労働時間を意識し、時間外労働が発生する際には適切な申告と管理を行うことが必要です。時間外労働が見過ごされたり、報告されなかったりすると、労基署からサービス残業とみなされ、企業に対して罰則が科されるリスクがあります。

そのため、従業員が労働時間のルールを理解し、自身の時間を正確に記録し管理する意識を持つことが不可欠です。例えば、勤務終了時に残業が発生していないか、早退・遅刻の管理を適切に行うことが重要です。

3. 労働時間の正確な入力と適切なタイミング

労働時間管理において、従業員が自分の働いた時間を正確に入力することは、法的なリスクを回避するために必要不可欠です。正確な労働時間の記録を怠ると、労基署からの監査に対して不備が発生し、サービス残業や未払賃金が疑われる可能性が出てきます。

特に重要なのは、適切なタイミングで労働時間を入力することです。日々の労働時間をタイムリーに入力することで、後からの修正や不正確な記録が起こりにくくなり、時間外労働の発生状況も正確に把握できます。

4. PCログインやゲート時間などの客観的データを活用する

労基署の監査に備えるには、従業員の労働時間を客観的データで裏付けることが求められます。労働時間が手動で入力される場合、その信憑性が疑われることもあり、PCのログイン時間やオフィスのゲート通過時間など、客観的なデータを労働時間記録と突き合わせることが効果的です。

これにより、労働時間のデータに乖離があれば早期に発見でき、是正措置を講じることができます。特に、手動での労働時間管理を行っている場合は、従業員の理解と協力が一層必要となります。

5. マニュアル管理の場合のリスクと従業員の理解の重要性

一部の企業では、デジタルツールではなく、手動による労働時間管理を行っているケースもあります。しかし、手動管理には入力ミスや不正確な記録が発生するリスクがあり、その際には労働時間に関するルールを従業員がしっかり理解していなければなりません。

マニュアルでの管理を成功させるためには、定期的なトレーニングやガイドラインの提供が不可欠です。また、従業員がルールを遵守するためのフォローアップ体制も整える必要があります。

6. 労働時間管理支援サービスの活用

以上のように、労働時間管理の適切な運用は、従業員と管理職の理解、正確な記録、客観的データの活用が不可欠です。しかし、これらを企業内で一貫して行うのは難しいことも多いでしょう。そこで、労働時間管理のコンサルティングサービスの利用が効果的です。

私は全業種の中で最も残業が多いとされる外資系投資銀行で働いています。この数年間で時間外労働時間は様々な措置を講じて減ってきており、従業員の働きやすさは向上してきています。

労働時間管理に関する包括的なサポートを提供していきます。

まとめ

労働時間の管理は、単なる業務プロセスの一部ではなく、企業のコンプライアンスや従業員の働き方を守るための重要な取り組みです。企業は、労働時間のルールを従業員と管理職にしっかりと周知させ、正確なデータで時間管理を行う体制を整える必要があります。そして、労働時間管理支援サービスを活用することで、より効率的で信頼性の高い管理体制を構築することが可能です。